Dein Guide zu digitalen Kassenbons

Jannis Dust
Ruth Rottwitt
Aline Vette
07. März 2022

Lidl hat ihn, Rewe hat ihn und Netto hat ihn auch: die Rede ist vom digitalen Kassenbon. Die Einführung der Belegausgabepflicht im Januar 2020 hat die Verbreitung digitaler Kassenzettel als nachhaltige Alternative in Handel und Gastronomie deutlich vorangetrieben.

Aber warum werden Bons jetzt digital? Wie empfange ich sie als Kund*in bei den verschiedenen Geschäften und wie kann ich sie an meiner Kasse verfügbar machen? Hier erfährst du alles, was du wissen solltest - von den Anbietern digitaler Kassenbons bis hin zu den Vorteilen für Geschäfte und dich als Endkund*in.

Aufwind zur Digitalisierung durch die Belegausgabepflicht

Seit in Deutschland die Bonpflicht gilt, müssen Einzelhandel und Gastronomie mit elektronischen oder digitalen Kassensystemen ihren Kund*innen für jeden Kauf einen Kassenbeleg zur Verfügung stellen (Gesetz der Abgabenordnung vom 22. Dezember 2016: § 146a AO Absatz 2). Ziel der Maßnahme ist es, die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse für die Finanzämter lückenlos zu gestalten.

Rund 7 Millionen Kilometer Bonpapier pro Jahr

Jedes Jahr werden im deutschen Einzelhandel rund 20 Milliarden Transaktionen abgeschlossen. Die nun durch die TSE-Reform notwendigen Informationen lassen unsere Papierbelege außerdem immer länger werden. Gehen wir von einer durchschnittlichen Bonlänge von 35cm aus, produzieren wir ganze 7 Millionen Kilometer Bonpapier im Jahr. Auch wenn blaue Kassenbons an immer mehr Kassen zu finden sind, landet die Mehrheit der Belege unmittelbar nach dem Kauf im Müll.

Die Bereitstellung des Kassenbons setzt jedoch keinen Druck voraus, sodass Unternehmen die Ausgabepflicht ebenfalls erfüllen, wenn sie ihren Beleg digital ausstellen.

Die Vorteile digitaler Belege

Wird der Kassenbon hauptsächlich digital ausgegeben, zeigt sich schnell der größte Vorteil an der Kasse: Allein in der Gelateria La Luna in Kiel werden seit Umstieg auf digitale Belege rund zwei Müllsäcke Papier pro Tag eingespart). Aber nicht nur die Umwelt profitiert vom digitalen Kassenbon.

Vorteile für Handel und Gastronomie

  • Einsparung von umwelt- und gesundheitsschädlichem und teuren Bonpapier
  • Gesetzeskonforme Erfüllung der Belegausgabepflicht
  • Förderung kontaktloser Services in der Corona-Pandemie
  • Marketingmöglichkeiten entlang der Customer Journey auf dem Beleg

Vorteile für die Kund*innen

  • Verfügbarkeit der Belege für die persönliche Buchhaltung und Finanzen
  • Einfaches Handling ohne Papierchaos im Portemonnaie
  • Kein Verblassen, Verlieren oder Zerknittern, was Belege für Garantie oder Steuer unbrauchbar macht
  • Weiternutzung der Belege im digitalen Haushaltsbuch z.B. mit epap

Wie erhalte ich als Kund*in digitale Belege?

Möchtest du deinen Kassenbon digital empfangen, gibt es je nach Geschäft verschiedene Wege, wie er von der Kasse auf dein Smartphone gelangt.

Digitaler Beleg via QR-Code-Scan

Am häufigsten werden digitale Belege in Deutschland aktuell via QR-Code ausgestellt. Nach der Bezahlung erscheint auf dem Kassendisplay ein QR-Code, den du mit der Kamera deines Smartphones scannst. Deinen Beleg erhältst du direkt als PDF und kannst ihn nach Belieben abspeichern. Alternativ kannst du auch den QR-Code Scanner in Kassenbon Apps wie epap nutzen, damit dein Beleg direkt mit allen weiteren Belegen in der App gespeichert wird.

Kassenbon per E-Mail

Bei anderen Geschäften wird der digitale Kassenzettel an deine Mail geschickt, die du an der Kasse nennst. Damit das nicht zu lange dauert, hast du in epap eine kürzere epap-Mail, über die dein Beleg direkt in die App gelangt.

Digitaler Beleg via Payback-Karte

Ebenfalls per Mail erhältst du deinen Beleg mit der Payback-Karte - zum Beispiel den Rewe eBon. Scannt du beim Einkauf deine Payback-Karte, erhältst du anschließend eine Mail mit deinem Beleg als PDF. Zuvor musst du allerdings den eBon in deinem Payback - und Rewe-Account aktivieren.

Pro-Tipp: hinterlegst du deine epap-Mail in deinen Konten, landet der Beleg direkt in der App, damit du ihn einfacher verwalten kannst.

Kassenbons in Händlerapps

Insbesondere größere Handelsketten wie Lidl stellen dir deinen digitalen Kassenbon in ihren Apps aus, in denen du außerdem weitere Services wie Coupons oder digitale Prospekte nutzen kannst. Um deinen Beleg zu erhalten, scannst du den QR-Code an der Kasse mit der Lidl Plus App.

Digitale Belege mit der Bezahlung

Manche Banken bieten dir bereits die Möglichkeit, direkt mit der Zahlung deinen digitalen Beleg zu erhalten. Dafür musst du nichts weiter tun, als mit deiner entsprechenden Bankkarte zu bezahlen

Wie kann ich digitale Belege an meiner Kasse ausstellen?

Du hast ein Geschäft oder einen Gastronomiebetrieb und möchtest auf digitale Belege umsteigen aber keine eigene App? Dann gibt es aktuell zwei Möglichkeiten:

1. Digitaler Beleg via Email über dein Bezahlsystem

Einige Zahlungsanbieter, wie beispielsweise Sumup bieten dir die Möglichkeit, nach erfolgreicher Transaktion einen digitalen Beleg via E-Mail an deine Kund*innen zu senden.

2. Digitaler Kassenbon via QR-Code über dein Kassensystem

Viele Kassensysteme bieten dir bereits die Option, digitale Belege via QR-Code auszustellen. Dazu benötigst du eine internetfähige Kasse sowie ein Kund*innendisplay, auf dem der QR-Code angezeigt werden kann. An einigen Kassen ist diese Option bereits standardmäßig aktiviert, bei anderen musst du sie zusätzlich aktivieren. Diese Möglichkeit hast du beispielsweise bei roc.Kasse und act´o-soft.

Scannen deine Kund*innen den QR-Code erhalten sie den Beleg als PDF auf ihr Smartphone oder - falls bereits installiert - in die epap App.

Was kosten digitale Kassenbons?

Für Gastronomie und Handel sind die Kosten abhängig vom jeweiligen Anbieter, liegen jedoch deutlich unter den Ausgaben für Bonpapier. Mit epap sind die ersten 1.000 Belege kostenfrei - anschließend gibt es ein flexibles Pricing.

Wo gibt es schon digitale Kassenbons?

Immer mehr Betriebe steigen auf digitale Belege um - die Möglichkeiten sie zu erhalten variieren. Mit epap kannst du deinen Beleg bereits an über 5.000 Kassen digital mitnehmen. Eine detaillierte Übersicht über alle Partner*innen findest du in der App.

Große Ketten mit digitalen Belegen

  • Lidl (Lidl Plus App)
  • Edeka (QR-Code)
  • Rewe eBon
  • Netto (Netto App)
  • Obi (Obi App)
  • Christ Juweliere (E-Mail)
  • dm (Kundenapp)

Bäckereien

  • Bäckerei Merzenich
  • Bäckerei Junge
  • Bäckerei Göing

Wie du auch deine gedruckten Belege digitalisierst, um sie für deine Buchhaltung zu nutzen, erfährst du hier.

Du hast noch eine Frage zum digitalen Kassenbon oder möchtest digitale Belege an deiner Kasse ausstellen? Dann freuen wir uns über deine Nachricht!